I documenti indispensabili
Ogni spedizione extra UE deve viaggiare accompagnata da una documentazione precisa. La completezza dei documenti è la variabile che più incide sulla velocità di sdoganamento e sull'assenza di problemi. Ecco l'elenco dei documenti fondamentali.
Fattura commerciale
È il documento più importante. Serve alla dogana per calcolare dazi e imposte. Deve contenere:
- Dati completi mittente (nome, indirizzo, P.IVA, EORI)
- Dati completi destinatario (nome, indirizzo, telefono, email)
- Numero fattura e data emissione
- Descrizione precisa della merce — non generica
- Quantità, peso netto e lordo
- Valore unitario e totale in valuta chiara (EUR o USD)
- Paese di origine della merce
- HS code della merce
- Incoterms concordato (es. DAP, DDP)
- Firma e timbro dell'esportatore
HS Code (Harmonized System)
Codice internazionale a 6 cifre (o esteso a 8-10 per specifiche nazionali) che identifica la categoria della merce. Ogni prodotto ha un HS code corrispondente. La dogana lo usa per determinare dazi e restrizioni.
- Reperibile sul sito Agenzia delle Dogane italiana (TARIC)
- Un HS errato può causare ritardi o dazi sbagliati
- Per grandi volumi conviene una consulenza doganale
Codice EORI
Obbligatorio per tutte le aziende che effettuano operazioni doganali con Paesi extra UE. È un codice identificativo unico per operatori economici, rilasciato gratuitamente dall'Agenzia delle Dogane italiana.
- Richiesta online sul portale dell'Agenzia delle Dogane
- Rilascio in genere entro pochi giorni lavorativi
- Valido per tutte le operazioni doganali future
CN22 e CN23
Dichiarazioni doganali internazionali standard usate soprattutto per spedizioni tramite servizio postale o corrieri.
- CN22 — semplificata, per spedizioni fino a 300 DTS (circa 380 EUR)
- CN23 — dettagliata, per spedizioni sopra 300 DTS o quando richiesto
- Entrambe riportano contenuto, valore, peso e HS code
Packing list (distinta di imballaggio)
Descrive nel dettaglio il contenuto di ogni collo della spedizione. Non è sempre obbligatoria ma è fortemente consigliata per spedizioni con più colli o merce eterogenea.
- Numero e tipo di colli
- Dimensioni e peso di ogni collo
- Contenuto dettagliato
- Riferimento al numero di fattura
Certificato d'origine (EUR.1, dichiarazione d'origine)
Necessario per beneficiare di trattamenti tariffari preferenziali nei Paesi con cui l'UE ha accordi commerciali (Svizzera, Norvegia, UK, Canada, Corea del Sud, Giappone, ecc.). Consente al destinatario di pagare dazi ridotti o zero.
- EUR.1 rilasciato dalla Camera di Commercio
- Dichiarazione d'origine sulla fattura per esportatori autorizzati
- Verificare accordi con il Paese di destinazione
Certificati sanitari, fitosanitari, sicurezza
Alcune categorie merceologiche richiedono certificazioni specifiche:
- Alimenti — certificato sanitario, HACCP
- Farmaci — autorizzazione AIFA e destinazione
- Piante e sementi — certificato fitosanitario
- Prodotti animali — certificato veterinario
- Elettronica — dichiarazione CE, FCC per USA, ecc.
- Sostanze chimiche — SDS, MSDS, dichiarazioni
Meglio un documento in più che uno in meno. Un pacco fermato in dogana per documentazione incompleta può restare bloccato per settimane e generare costi di magazzinaggio. La preparazione documentale è un investimento, non un costo.
Errori documentali più comuni
- Descrizione merce troppo generica (es. "pezzi di ricambio" senza specifica)
- HS code errato o mancante
- Valore dichiarato incongruo rispetto al mercato
- Fattura senza numero, senza data o senza firma
- Mancanza del codice EORI dell'esportatore
- Documenti in lingua non ammessa nel Paese di destinazione
- Certificato d'origine non compilato per Paesi con accordi preferenziali
Come Horus Ship gestisce la documentazione
La piattaforma Horus Ship guida nella compilazione dei documenti richiesti per ogni spedizione internazionale. I dati mittente, destinatario e merce vengono raccolti in un unico flusso e trasmessi automaticamente al corriere, riducendo errori manuali e velocizzando lo sdoganamento.
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